37 Signal : sommes nous productifs au bureau ?

Jason Fried est le co-fondateur de 37 Signal, la société qui édite le célèbre outil de collaboration Basecamp. Bascamp permet de gérer facilement des activités de groupes comme l’envoie de messages, la gestion de planning, le stockage de fichier, la création de pages wiki. Ce succès s’explique par le fait que le service est web-based (facilement accessible depuis tout navigateur),  très bien concu (37 Signal est aussi à l’initiative du language Ruby utilisé pour le site Twitter) et surtout compatible avec beaucoup de services tiers (un peu comme pour Twitter). Basecamp n’est pas le seul logiciel concu par la société. Une véritable suite vous permet de gagner en productivité : outil de to do, messagerie instantanée interne, contact manager.

Je connais très bien la philosophie de ses deux fondateurs puisque j’ai lu leur best-seller « Rework ». Sa lecture a été très bénéfique. Plus que des conseils pratiques, il confirme une philosophie de travail à laquelle nous pensons tous mais qui n’est pas forcément très répendue dans le monde du travail. Dans des domaines de la création, l’utilisation de freelance est très répandue. Pourquoi ? Et si nous travaillions mieux en freelance ? Pourquoi ne pas créer un équipe intégrée de freelance ? Ne peut-on pas collaborer à distance sur la base de planning, de to do list dans le but de rentabiliser au maximum les fastidieuses réunions ?

Jason commence son intervention à TEDx Midwest par des observations qu’il a recueilli ces dix dernières années. Quand il leur demande comment des gens font pour accomplir une tache importante, ils parlent de lieux (la cuisine, le garage, le train, l’avion, la bibliothèque) ou des moment (très tôt le matin ou tard le soir). Le lieu de travail n’est que très rarement cité. L’explication pour lui : dans des bureaux il y a des M&M’s : meetings and managers. C’est deux éléments vous détournent des choses que vous avez à faire.

N’êtes-vous jamais sortis d’un meeting en vous disant que l’heure passée à échanger aurait été plus productive différemment. Je vois souvent des gens dessiner sur leur notes, bavarder ou même répondre à des mails sur leur smartphone. Trop long ? Mal encadré ?

Jason explique que les managers nous font perdre du temps quand ils viennent nous voir sans objectifs clairs, des missions (qui pourraient alors être transmis différemment).
Une journée de travail c’est comme une nuit de sommeil. Il y a des phases, des étapes. Pour atteindre un degré de concentration (équivalent au sommeil profond) et arriver à aller au fond des choses, il nous faut passer par certaines phases. Pour dormir, nous éteignons la lumière, réduisons les nuisances sonores, dans le monde du travail il faut réduire au maximum les distractions.

Pour lui, il faut donc :
– Réduire considérablement les meetings
– Introduire des demi-journées silencieuses pendant lesquelles chacun pourrait uniquement se concentrer sur ce qu’il fait.
– Considérer Facebook, Twitter comme des pauses cigarettes.
– Utiliser des  outils de communication passive comme l’email et le mail car ils sont ne stoppent pas une activité. Nous les consultons volontairement.

Le transmédia c’est aussi des méthodologies, des process. Le management d’un projet peut facilement devenir fastidieux. Parceque l’écriture à plusieurs mains, la collaboration entre plusieurs équipes se passent en real time, il est obligatoire d’adopter des méthodes de travailles efficientes. Avant que nous ayons accès à des plateformes de collaboration concues pour la création et la production de projets transmédia, nous utilisons plusieurs outils « connectés » tels que la suite Google Apps, des wiki, des services d’hébergement de fichiers en ligne, des outils de plannification, des to-do lists manager.